El software de facturación, herramienta básica de la empresa

El software de facturación consiste básicamente en un conjunto de programas destinados a facilitar a las empresas todos sus procesos de contabilidad, lo que supone un ahorro de recursos, tanto humanos como materiales.

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, precisan del desarrollo de una serie de funciones administrativas alejadas de su verdadera razón de ser en cuanto a producción, distribución o venta, pero imprescindibles para llevar las cuentas al día y cumplir con las obligaciones tributarias que impone la legislación.

Esta tarea, según la concreta actividad o volumen de la misma, puede ser muy complicada y supone gastos adicionales a empresas o autónomos, hasta el punto de que frecuentemente deciden externalizar estas cuestiones para dedicarse prioritariamente a su actividad empresarial.

El desarrollo de los distintos tipos de software de facturación ha supuesto una gran ayuda para las empresas, ya que permite hacer de estas actividades un proceso sencillo, que no requiere gran cantidad de tiempo o esfuerzos. Pueden cubrir aspectos tan amplios como facturación completa, programada y con el máximo control, contabilidad general de la empresa, gestión de productos o servicios, así como de clientes y proveedores, control de cuentas bancarias o información fiscal.

Se pueden atribuir al software de facturación una serie de beneficios:

  • Ahorro considerable de tiempo y dinero, al no ser necesario desviar la facturación y la contabilidad a empresas externas.
  • Permite personalizar las opciones para adaptarlas a las necesidades específicas de cada empresa, modificando, incluso, la interfaz del programa.
  • Concede un gran control de la contabilidad de la empresa, ya que se pueden observar fácilmente resúmenes e informes sobre la misma. De esa manera, se tiene mejor visión de la marcha del negocio y es más fácil y rápido tomar las decisiones adecuadas.
  • Facilita la creación de un registro completo con los clientes y proveedores. El acceso a esta base de datos permite conocer muchos datos de cada uno de ellos, de una forma sencilla y conocer el volumen de actividad con la empresa, así como sus pagos realizados o pendientes.
  • Automatiza completamente el proceso de facturación, introduciendo la información contenida en las bases de datos y permite una programación y seguimiento completo de cobros y pagos.
  • Ayuda a cumplir con las obligaciones tributarias sin errores o demoras. El software de facturación recopila todos los datos e información necesarios para presentar ante la Agencia Tributaria e incluso permite su remisión a través de la oficina electrónica.

Todos los beneficios anteriores mejoran aún más cuando se trata de software de facturación online, es decir, con los recursos alojados en la nube. Sin duda, esa es la utilización más frecuente en la actualidad, porque presenta unas ventajas adicionales.

Con el software de facturación online, no es preciso descargar nada, puesto que todos los datos se encontrarán almacenados en el servidor de la empresa que ofrece el servicio, aumentando la seguridad y ahorrando espacio en los sistemas informáticos propios. La modalidad de contratación SaaS (Software as a Service) proporciona la posibilidad de usar solo los recursos necesarios, pudiendo optar a nuevos recursos en un futuro.

Estos sistemas en la nube permiten acceder desde cualquier lugar, con una simple conexión a Internet y permiten facturar del mismo modo, incluyendo el número de serie correlativo de forma automática.

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